Klokkenluidersregeling UnsterDeMeent B.V.

Volgens de Verordening Accountantsorganisaties artikel 27 is het verplicht om een klokkenluidersregeling geldend voor onze organisatie op onze website te plaatsen. Wij achten het van groot belang dat medewerkers en derden op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van een onregelmatigheid in ons kantoor.

1. Definities

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Het kantoor: UnsterDeMeent B.V.
De melder: degene die het vermoeden van een onregelmatigheid onder deze regeling meldt.
De werknemer: een melder die in dienst is van het kantoor.
Leidinggevende: degene die leiding geeft aan de werknemer.
De onafhankelijkheidsfunctionaris: de door de directie aangestelde persoon om als zodanig voor het kantoor te functioneren (J. Kok AA).
Directie: de directie van UnsterDeMeent B.V. belast met de uitvoering c.q. naleving van deze regeling.
Een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het kantoor, onder meer in verband met:
1. Een (dreigend) strafbaar feit.
2. Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving.
3. Een (dreigende) schending van interne procedures en regelgeving.
4. Een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van belanghebbenden.
5. Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die ons kantoor schade kunnen opleveren.
6. Een (dreigende) onregelmatigheid in de sfeer van de persoonlijke omgang.

2. Procedure

Artikel 2

De melder meldt een vermoeden van een onregelmatigheid bij de onafhankelijkheidsfunctionaris, behoudens de situatie zoals bedoeld in artikel 3. Een werknemer meldt een vermoeden van een onregelmatigheid intern bij zijn leidinggevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de onafhankelijkheidsfunctionaris.
De onafhankelijkheidsfunctionaris of de leidinggevende legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, vast. Indien de melding is gedaan bij de leidinggevende brengt de leidinggevende de onafhankelijkheidsfunctionaris onverwijld op de hoogte van de melding.
De onafhankelijkheidsfunctionaris stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de onafhankelijkheidsfunctionaris ingesteld.
De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de onafhankelijkheidsfunctionaris wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
Binnen een periode van vier weken vanaf het moment van de melding wordt de melder door de onafhankelijkheidsfunctionaris schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

3. Melding aan de directie

Artikel 3

De melder kan het vermoeden van een onregelmatigheid melden bij de directie als bedoeld in artikel 1, indien:
1. hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 2 lid 6;
2. het vermoeden van een onregelmatigheid de onafhankelijkheidsfunctionaris betreft.
De directie legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast.
De directie stuurt een ontvangstbevestiging aan de melder die een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld.
Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid door de directie ingesteld.
De melder die het vermoeden van een onregelmatigheid meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de onregelmatigheid is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de directie wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten het kantoor en zijn netwerkorganisaties. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de melder niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de melder voor zover mogelijk gewaarborgd is.
Binnen een periode van vier weken vanaf het moment van de interne melding wordt de melder door de directie schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een onregelmatigheid (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.

4. Rechtsbescherming

Artikel 4

De directie draagt er zorg voor dat de werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een onregelmatigheid heeft gemeld, op geen enkele wijze in zijn positie wordt benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

5. Inwerkingtreding

Artikel 5

Deze regeling treedt per omgaande in werking.

6. Tot slot

Gegevens onafhankelijkheidsfunctionaris: J. (Johan) Kok AA (tel. 030-6926090); email: j.kok@unsterdemeent.nl).
Indien de melding betrekking heeft op de onafhankelijkheidsfunctionaris kan de melding worden ingediend bij C.Th. (Hans) Klutz AA (tel. 030-6926090); email: h.klutz@unsterdemeent.nl).